关于印发《中山市环境保护局镇区分局档案管理办法（试行）》和《中山市环境保护局镇区分局档案分类编号办法》的通知

中山市环保局办公室                   2008年12月5日印发

附件1：

第一章  总则

第一条 为加强中山市环境保护局镇区分局（以下称镇区环保分局）档案的收集、整理和管理工作，实现档案管理规范化、制度化、标准化，更有效地为环保工作服务，根据《中华人民共和国档案法》以及《环境保护档案管理办法》，结合我市实际，制定本办法。

第二条  本办法所指的档案是：镇区环保分局在环境保护各项工作（活动）中直接形成的对本分局有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录和原始凭证，是查考工作，研究本分局历史的重要依据。

第三条  组织机构

一、镇区环保分局由分局副局长以上领导担任档案管理责任人，配备专职或兼职档案管理员，并报市环保局办公室备案。

二、档案管理员负责对分局在环境保护工作中形成的各种文书档案、环保档案、声像档案等实行收集和管理，业务受镇区政府档案管理部门和市环保局办公室指导、监督与检查。

三、档案管理员上岗前应经过充分的培训，必须通过市档案局组织的档案管理员培训方可独立上岗。档案管理员应保持相对稳定，确因工作需要调动工作时，应在离职前办好交接手续。

　　第四条 档案管理员职责

一、贯彻执行党和国家及上级和本市档案管理机关有关档案管理的法律、法规、行政规章及标准、规范和制度;

二、监督、指导和协助文书立卷人员和专业技术人员做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作;

三、负责本分局档案的收集、整理、保管、鉴定和统计工作，熟悉所保管的档案情况;

四、开展档案的开发利用工作;

五、建立和健全分局档案工作的各项规章制度；

六、按照有关规定，定期向上级行政主管部门或上级环保局移交档案；

七、遵守国家保密制度，不得造成档案的损毁、丢失、泄露;不得擅自提供、复制档案；确保档案和档案机密的安全。

第二章  文件材料的形成与归档

第五条   归档范围

凡是反映本分局工作活动和工作职能，对本单位和社会具有保存价值的各种文字材料、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录都应及时归档。包括党群工作，行政管理、财务计划、环境管理、环境监测、环境科研活动和各种会议材料、总结报告等，以及本单位获得的各种荣誉奖状。

第六条  归档要求

一、凡是需归档的文件材料必须齐全、完整；

二、归档的文件材料应保持它们之间的历史联系，分类整理、立卷；

三、档案管理员要对归档文件材料的质量进行复查，对不符合质量标准的归档文件材料，应退回有关部门做补正工作。

四、凡归档的文件材料均应履行交接手续，部门提供移交清单一式两份，交接双方在移交清单上签字，各留一份。

五、归档的文件材料必须符合上级规定的格式及书写标准，要求用钢笔或毛笔书写，不能用圆珠笔、铅笔书写。

六、所有归档的文件材料要拆除金属物，用线装订，对破损的文件材料要进行修补。

七、归档份数。发文一式二份，其它文件材料一式一份，重要和经常使用的可适当增加份数。

第三章  档案的管理与利用

第七条  档案的管理

一、为规范各镇区环保分局的档案管理，结合我局实际，由2008年起统一使用中山市电子档案馆操作系统作为档案管理系统，设置镇区环保分局全宗号，由镇区环保分局按有关要求进行档案管理，各镇区环保分局全宗号设置见《中山市环境保护局镇区分局档案分类编号办法》。

二、根据工作需要，编制档案总目录、分类目录、卷内目录及检索卡片，并按有关规定进行档案著录工作。

三、设立档案专用库房及配备统一、规范、充足的档案箱柜，库房应该坚固，做到有抗震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光“十防”措施。定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制。

四、档案的保管期限：

（一）文书档案分为永久、定期30年、定期10年三种，凡有长远利用价值的文书档案列永久保存，在一定时期内有利用价值的文书档案，分别列为定期30年保存或定期10年保存。

（二）环保档案分为永久、长期、短期三种。在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有长远利用价值的，应永久保存；凡在较长时间内具有查考价值的，应长期（16年至50年）保存；凡在一定时期具有利用价值的，应短期（15年以内）保存。

五、档案归档后不得任意修改，必须修改时，要由移交归档的有关人员负责进行，但必须经环保分局负责人批准方可进行修改。

第八条  档案开发利用

一、各镇区环保分局应参照《中山市环境保护局档案管理制度》的要求，建立健全档案借阅制度，做好档案的利用和开发工作。借阅档案时，要严格办理借阅登记和清退归还手续。

二、凡借阅的案卷务必保持完好整洁，不得在案卷上涂抹、画杠、修改、撕页。

三、严格执行保密制度，未经批准，不得私自抄录和复制档案资料，不得擅自转借他人。

第九条  档案、材料的鉴定与销毁

一、档案、资料要定期鉴定，对超过保管期限失去利用价值的档案、资料进行登记造册。

二、要销毁的档案，必须编制销毁清册，在销毁清册上要注明案卷号和销毁日期，征得市局业务主管科室同意，并经市环保局分管档案工作的领导审核、批准后方可销毁。

三、销毁档案由两名监销人送指定地点监销，监销人应签名负责。

四、鉴定销毁的文件材料，须登记造册，经业务部门负责人审核，批准后方可送指定地点销毁。

第十条  档案的保密

一、严格遵守党和国家的保密制度，档案材料的归档、立卷、入库、借阅、销毁等都要严格执行有关保密规定。

二、非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。

三、严禁出卖属于国家所有的档案材料。

四、定期检查档案保密、保管工作，确保档案的安全。

第四章  档案移交

第十一条  各镇区环保分局须按照《中山市环境保护局镇区分局档案分类编号办法》确定的移交范围，每季度的第二个月向市环保局档案室移交一套上一季度完整、准确、规范的档案，不重、不漏，无污损，所有材料必须是原件；同时环保分局也留存一套。

第十二条  市环保局有关业务部门应根据业务开展情况，向市环保局档案室提供有关环保档案内容目录以及每季度镇区分局需移交档案清单。

第十三条  移交档案应满足以下要求：

一、应归档的文件材料齐全完整，包括档案数量和档案内容符合业务部门要求；

二、分类组卷合理、保管期限划分准确，卷内文件排列有序；

三、档号（全宗号、目录号、案卷号、页号）编写正确；

四、档案装订结实、整齐、美观。

第十四条  移交时由立卷分局编制移交目录一式二份，其中：一份留立卷单位保存备查，一份随档案移交市环保局档案室。移交档案当面清点无误后，双方在移交清单上签字。

第五章  奖励与处罚

第十五条  对在档案管理工作成绩显著或在档案科学研究方面做出重要贡献的单位和个人给予表彰和奖励。

第十六条  有以下行为之一的，直接责任人在一年之内不得提拔，取消责任部门当年评选先进的资格；情节严重的，依法追究责任。

一、由于不当管理造成丢失、损坏档案或待归档文件材料的；

（一） 未按规定指定专人管理本部门档案资料的；

（二） 未按规定将应当归档的文件材料收集齐全，整理归档的；

（三） 未按规定按时向市环保局移交档案资料的；

（四） 未经批准，擅自丢弃、销毁档案、文件材料的；

（五） 未保管好借阅档案的。

二、涂改、伪造档案的；

三、擅自将档案外借的；

四、擅自抄录、复制、录制、拍摄、公布档案，造成泄露档案机密的。

第六章　附  则

第十七条  本办法适用于各镇区环保分局档案管理。

第十八条　本办法执行中的具体问题由市环保局办公室负责解释。

第十九条　本办法自印发之日施行。

附表一：档案材料销毁清单

附表二：档案移交清单

附表一：                   

档案材料销毁清单

第    页     共    页

制表人：        审核人：        批准人：        日  期：    年    月    日

销毁人：        监销人：        销毁日期：    年    月    日

附表二：

档案移交清单

          年   月至     年   月档案共     盒，经本单位领导同意，移交市环保局档案室，现列移交清单如下：

注：本清单一式两份，移出、接收单位各留一份。

附件2：

中山市环境保护局镇区分局档案分类编号办法

第一条 为规范中山市环境保护局镇区分局（以下称“镇区环保分局”）档案管理，统一档案实体分类，实现档案分类、整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，提高档案业务管理水平，并充分发挥档案的作用，更好地为环境保护工作服务，根据《广东省机关档案分类办法》和《中国档案分类法环境保护档案分类表》，结合本局实际，制定本分类编号方案。

第二条 分类原则

一、以本单位各项工作所形成的全部档案为对象，依据本单位工作职能，结合档案内容和档案载体形成特点分类，便于科学管理和开发利用。

二、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字，用阿拉伯数字作属类代号。

第三条 类别设置

档案类别设置分为四大类：文书档案（代字：A）；环境保护档案（代字：SA）、声像档案（代字：F）；实物档案（代字：H）。

第四条 分类方法

A、文书档案不设属类。

SA、环境保护档案。

环境保护档案属专业类档案，大类代字为SA，下设二级属类。

F、声像档案的一级属类，按（1）录音带、（2）录像带、（3）相片、（4）光盘设置。

H、实物档案不设属类。

第五条 档号编制

一、全宗号

全宗号由市环保局统一确定，编号见附表。

二、文书档案的编号

按件归档，其编号由大类代字、保管期限代号、年度、件号组成。保管期限代号：永久（1）、定期30年（4）、10年（5）

例如：

A  1·2008 -1

                           件号

                           年度（2008年）

                           保管期限代号（永久）

                          大类代字（文书档案）

三、声像档案的编号

由大类代字、属类代号、保管期限代号、年度、组号、张号。一次活动形成的照片为一组，每个年度的组号均从1开始编，每组照片的张号也从1开始编。

例：Ｆ３／1／2008／１／１

张号（第1张）

组号（第1组，即第1个活动）

年度

保管期限代号

属类代号（照片档案）

大类代字（声像档案）

四、实物档案的编号

由大类代字（实物档案H）、件号组成。按实物产生件数流水续编。

例：H  –1

              件号（第1件）

            大类代字（实物档案）

五、环境保护档案的编号

按件归档，其编号由大类代字、保管期限代号、年度、件号组成。保管期限代号：永久1、长期2、短期3。

例如：环境管理(建设项目工业企业)

SA1．11．2．2008-1

                            件号(第1件)

                           年度

                               保管期限（长期）

                               二级属类代号(工业企业)

                               一级类属代号(环境管理)

                                  大类代字（环保业务档案）                       

第六条 本办法由市环保局办公室负责解释。

第七条 本办法自公布之日起实行。

附表一：镇区环保分局全宗号设置一览表

附表二：镇区环保分局环保档案分类表

附表一：

镇区环保分局全宗号设置一览表

附表二：

镇区环保分局环保档案分类表