关于印发《中山市环境保护局档案管理制度》的通知

中山市环境保护局文件

中环[2008]95号

各科、室、监察分局、站、所：

为加强我局的档案工作，实现档案管理规范化、制度化、标准化、更有效地为环保工作服务，现将《中山市环境保护局档案管理制度》印发给你们，请认真组织学习，严格遵照执行，并于2008年9月19日前将各部门档案管理责任人和兼职档案管理员名单报局办公室备案。

附件：中山市环境保护局档案管理制度

二OO八年九月十六日

附件：

中山市环境保护局档案管理制度

第一章 总则

第一条  为加强我局的档案工作，实现档案管理规范化、制度化、标准化、更有效地为环保工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及《环境保护档案管理办法》要求，结合本局实际，特制定本管理制度。

第二条  本制度所指档案，是本局在各项工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录和原始凭证，是查考工作、研究本局历史的重要依据。

第三条  组织机构

一、本局设立档案室，配备专职档案管理员，对在工作中形成的文书档案、环保档案、会计档案、声像档案等实行集中统一管理。业务上同时接受上级档案部门及市档案局的监督指导，日常工作归办公室具体管理，办公室指派一名负责人分管档案工作。

二、各部门负责人为本部门档案管理责任人，指定一名工作人员为兼职档案管理员，并报局档案室备案。

三、专、兼职档案管理人员调动工作时，必须在办理完档案移交手续后离开岗位。

四、专、兼职档案管理人员上岗前应经过充分的培训。专职档案管理员必须通过市档案局组织的档案管理员培训方可独立上岗；兼职档案管理员可在局档案室指导下学习有关档案管理知识，通过局档案室考核后先行上岗，之后再参加市档案局组织的培训。

第四条  本局档案室的基本任务

一、贯彻执行党和国家及上级档案部门有关档案工作的法律法规、方针、政策；建立健全本局档案工作规章、制度。

二、管理本局档案,积极为机关各项工作服务,为党和国家积累档案史料。具体任务是:负责档案的接收、整理、装订、鉴定、保管、统计、信息存储、移交、销毁和提供利用等工作。

三、对各部门形成的各种文件、材料等的收集、整理、立卷和归档工作负有指导、监督和检查的责任。

第二章  文件材料的形成与归档

第五条  归档范围

凡是反映本局工作活动和工作职能，对本单位和社会具有保存价值的各种文字材料、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录都应及时归档。包括党群工作，行政管理、财务计划、环境管理、环境监测、环境科研活动和各种会议材料、总结报告等，以及本单位获得的各种荣誉奖状。

第六条  归档要求

一、凡是需归档的文件材料，都应由各部门负责人审查后，由兼职档案员收集，整理齐全、完整后移交档案室。

二、每份移交材料均需附内容目录并标明总页数。

三、档案室档案管理员要对归档文件材料的质量进行复查，对不符合质量标准的归档文件材料，应退回有关部门做补正工作。

四、凡归档的文件材料均应履行交接手续，部门提供移交清单一式两份，交接双方在移交清单上签字，各留一份。

五、归档的文件材料必须符合上级规定的格式及书写标准，要求用钢笔或毛笔书写，不能用圆珠笔、铅笔书写。

六、所有归档的文件材料要拆除金属物，用线装订，对破损的文件材料要进行修补。

七、归档份数。本局发文一式二份，其它文件材料一式一份，重要和经常使用的可适当增加份数。

第七条  归档时间

一、文书档案

凡是本局在各项工作活动中形成的公文和上级机关、同级机关、下级机关的普通发文材料，均应半年移交一次，由档案室根据有关规定立卷归档。本局召开的会议材料、代上级机关草拟并被采用的文件草稿和印本及其它专题报告、总结材料，均在会议或工作结束后一周内送交档案室。

二、环境保护档案

凡是反映和记述本局在环境管理、环境监测、环境科研活动中形成的技术文件材料，均应按下列规定整理好统一移交档案室归档。

（一）建设项目审批、试生产（运行）、工程竣工验收材料、环境保护行政处罚、排污许可证管理、环境宣传教育、环境纠纷信访、排污费征收等环境管理工作在每季度的第二个月将上季度的资料整理好送交档案室。

（二）环境统计报表、环保责任制考核、城市环境综合整治定量考核等材料在次年的7月份前归档。

（三）常规大气、水质噪声监测的原始记录卡、原始数据统计表、污染源监测报告书均在次年的8月份前归档。

（四）监测简报、年报、年鉴均随发文送交档案室。

（五）各科室、分局、站、所非常规任务的专题工作资料应在工作结束后送交档案室，跨年度的应按阶段归档。

（六）本局工作人员外出工作、学习考察和参加各种会议所带回的各种文件材料于工作结束后一个月内送交档案室。

（七）仪器设备安装验收后，在一周内将其试机记录、验收材料、说明书送交档案室。

三、基建档案

本局所有基建项目的档案材料均由基建部门负责收集整理，并于工程竣工验收后三个月内向档案室移交。

四、会计档案

按国家财政部、国家档案局一九九九年制发的《会计档案管理办法》的规定，由会计部门人员负责整理立卷，在本部门保管1-2年后，向档案室移交归档。

五、声像、实物档案

各科、室、站、所在各项活动中摄制的具有保存价值的录像带、录音带、照片及领取的证书、奖旗、奖状、奖牌、奖杯、字画、馈赠品等，均应在一周内送交档案室。实物档案经档案室登记拍照后，可根据需要挂放有关地方。

凡移交的声像、照片材料均要求完整齐备、图象清晰、并附有文字说明（时间、地点、对象、作者、内容）。

六、其它各类档案，由各经办人收集，并初步整理归档。

七、档案室接收部门移交的档案资料后，需在两个月内整理归档。

第三章 档案的管理与利用

第八条  档案的管理

一、为便于档案的保管和查阅利用，对本局的档案进行分类归档，详见《中山市环保局档案综合管理分类编号方案》。

二、根据工作需要，编制档案总目录、分类目录、卷内目录及检索卡片，并按有关规定进行档案著录工作。

三、设立档案专用库房及配备统一、规范、充足的档案箱柜，库房应该坚固，做到有抗震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光“十防”措施。定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制。

四、档案的保管期限：

（一）文书档案分为永久、定期30年、定期10年三种，凡有长远利用价值的文书档案列永久保存，在一定时期内有利用价值的文书档案，分别列为定期30年保存或定期10年保存。

（二）环保档案分为永久、长期、短期三种。在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有长远利用价值的，应永久保存；凡在较长时间内具有查考价值的，应长期（16年至50年）保存；凡在一定时期具有利用价值的，应短期（15年以内）保存。

五、档案归档后不得任意修改，必须修改时，要由移交归档的有关人员负责进行，但必须经有关部门负责人批准方可进行修改。

第九条  档案开发利用

一、根据工作需要，编制档案目录、检索卡片和索引，并按有关规定进行档案著录工作，开展编研工作，主动、及时、准确为机关工作提供档案信息利用，做好提供利用档案信息的借阅和利用效果反馈登记工作。

二、本局工作人员查阅一般业务性档案，可直接到档案室联系查阅。

三、外单位人员来本局查阅档案，需填写档案查（借）阅申请表，经所在单位和本局办公室主管领导批准后，准许查阅、复印。

四、查阅档案一般应在档案室内进行，确因工作需要，本局工作人员填写档案查（借）阅申请表，经所在部门领导和本局办公室主管领导批准后，可借出使用，但时限最多不能超过七天。凡借出或查阅的档案资料必须要有专人负责，妥善管理，杜绝失泄密事件发生；外单位一律不能借出原件。

五、查阅涉密档案及会议记录、纪要，须经局分管档案工作的领导批准，方可查阅。

六、借阅档案时，要严格办理借阅登记和清退归还手续。

七、凡借阅的案卷务必保持完好整洁，不得在案卷上涂抹、画杠、修改、撕页。

八、严格执行保密制度，未经批准，不得私自抄录和复制档案资料，不得擅自转借他人。

第十条  档案、材料的鉴定与销毁

一、档案、资料要定期鉴定，对超过保管期限失去利用价值的档案、资料进行登记造册。

二、要销毁的档案，必须编制销毁清册，在销毁清册上要注明案卷号和销毁日期，征得移送部门同意，并经局分管档案工作的领导审核，批准后方可销毁。

三、销毁档案由两名监销人送指定地点监销，监销人应签名负责。

四、鉴定销毁的文件材料，须登记造册，经部门负责人审核，批准后方可送指定地点销毁。

第十一条  档案的保密

一、严格遵守党和国家的保密制度，档案材料的归档、立卷、入库、借阅、销毁等都要严格执行有关保密规定。

二、非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。

三、严禁出卖属于国家所有的档案材料。

四、定期检查档案保密、保管工作，确保档案的安全。

第四章 奖励与处罚

第十二条　对在档案管理工作成绩显著或在档案科学研究方面做出重要贡献的单位和个人给予表彰和奖励。

第十三条　有以下行为之一的，直接责任人在一年之内不得提拔，扣发个人50%年终奖金，取消责任部门当年评选先进的资格；情节严重的，依法追究责任。

一、由于不当管理造成丢失、损坏档案或待归档文件材料的；

（一） 未按规定指定专人管理本部门档案资料的；

（二） 未按规定将应当归档的文件材料收集齐全，整理归档的；

（三） 未按规定按时向档案室移交档案资料的；

（四） 未经批准，擅自丢弃、销毁档案、文件材料的；

（五） 未保管好借阅档案的。

二、涂改、伪造档案的；

三、擅自将档案外借的；

四、擅自抄录、复制、录制、拍摄、公布档案，造成泄露档案机密的。

第五章　附  则

第十四条　本制度执行中的具体问题由办公室负责解释。

第十五条　本制度自印发之日施行。

附表一：查（借）阅环保档案申请表

附表二：环保档案查（借）阅登记表

附表三：档案材料销毁清单

附件一：

查（借）阅环保档案申请表

编号：                                               年     月     日

说明：1、查（借）阅单位意见栏由查（借）阅人所在单位领导同意并加盖单位公章。

附件二：

环保档案查（借）阅登记表